Herr Lehnen, wenn wir auf die Lebensmittelwirtschaft schauen: Welche Tech-Trends werden die Branche in den kommenden Jahren besonders prägen?
Ganz klar künstliche Intelligenz als Technologie und konkrete KI-Funktionen. Sie werden in vielen Branchen große Auswirkungen haben – natürlich auch in der Lebensmittelwirtschaft. Ein wichtiges Thema ist zum Beispiel die Rückverfolgbarkeit: von der Ernte bis zum fertigen Produkt. Gerade in der Lebensmittelindustrie muss ja nachvollziehbar sein, woher ein Produkt beziehungsweise ein Rohstoff kommt und welchen Weg er genommen hat – dasund kann das Qualitätsmanagement unterstützen. Auch Kühlketten können digital überwacht werden. Durch Digitalisierung und KI haben Unternehmen zunehmend die Möglichkeit, Daten aus unterschiedlichen Umgebungen zusammenzuführen und Prozesse automatisiert abzubilden.

KI ist also bereits ein großes Thema. Wie gut ist die Lebensmittelwirtschaft denn grundsätzlich bei der Digitalisierung aufgestellt?
Wie in vielen anderen Branchen war man eher zurückhaltend. Das hat sicherlich auch mit Investitionsunsicherheit zu tun. Viele Unternehmen haben bei neuen Technologien und Systemumgebungen lange abgewartet. Das beginnt schon bei der grundsätzlichen Frage: Habe ich meinen eigenen Server im Unternehmen, lasse ich ihn bei einem Provider betreiben oder gehe ich in die Cloud? Der Wille zur Digitalisierung ist da, bei der Umsetzung war man jedoch häufig noch zaghaft. Deshalb besteht durchaus Nachholbedarf, auch wenn Unternehmen die entsprechend notwendigen Investionen scheuen.

Wo sollten Unternehmen aus Ihrer Sicht zuerst ansetzen?
Ein wichtiger Punkt ist, Prozesse zu verschlanken und grundsätzlich zu hinterfragen. Muss ich Mitarbeiter immer wieder in denselben manuellen Abläufen schulen? Oder kann ich bestimmte Prozesse automatisieren? Gerade eine Softwareumstellung bietet die Gelegenheit, jeden Prozessschritt anzuschauen und zu fragen: Ist das noch notwendig oder geht es auch anders? Dafür braucht es neben der Investitionsbereitschaft auch personelle Ressourcen und die Unterstützung der Geschäftsführung.

Welche Abläufe werden heute noch manuell erledigt, obwohl es längst anders gehen könnte?
Ein gutes Beispiel ist der Verkauf. Bestellungen erreichen ein Unternehmen auf ganz unterschiedlichen Wegen: Ein Kunde ruft an, eine Bestellung kommt per E-Mail oder bereits als strukturierter Datensatz über eine Schnittstelle. Solche Vorgänge lassen sich zunehmend KI-gestützt automatisieren. Ein KI-Agent kann die eingehenden Informationen verarbeiten und daraus einen Auftrag generieren – bis hin zur weiteren Verarbeitung und Rechnungsstellung.

Wenn solche Routinetätigkeiten wegfallen, kommt schnell die Sorge auf, dass auch weniger Personal gebraucht wird…
Natürlich können wir dadurch Ressourcen sparen. Entscheidend ist für mich aber, dass Mitarbeiter von repetitiven Tätigkeiten entlastet werden und mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben. Das Erfassen eines Auftrags kann beispielsweise automatisiert werden, die Kontrollfunktion bleibt aber beim Menschen. Mitarbeiter müssen weiterhin prüfen und Besonderheiten berücksichtigen, die das System nicht kennen kann. Die manuelle Erfassung wird weniger, die fachliche Kontrolle bleibt.

Gerade angesichts des Fachkräftemangels könnte diese Entlastung aber ein wichtiger Faktor sein, oder?
Definitiv. Das ist aus meiner Sicht einer der großen Hebel. Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist es wichtig, Mitarbeiter von manuellen Routinetätigkeiten zu entlasten. So können sie sich stärker auf Aufgaben konzentrieren, bei denen ihre Erfahrung und fachliche Kompetenz gefragt sind. Es geht für mich nicht darum, Menschen durch Technologie zu ersetzen, sondern ihre Arbeit sinnvoll zu unterstützen.

Damit solche automatisierten Prozesse funktionieren, braucht es eine entsprechende Datengrundlage. Welche Rolle spielen Daten heute entlang der Wertschöpfungskette?
Daten sind das A und O – egal, ob wir über Automatisierung, Digitalisierung oder KI sprechen. Wenn die notwendigen Daten nicht vorhanden sind, kann auch der Prozess nicht funktionieren. Deshalb sollten Informationen aus unterschiedlichen Systemen möglichst zentral zusammengeführt werden. Das ist beispielsweise für das Berichtswesen, das Qualitätsmanagement oder die Rückverfolgbarkeit wichtig. Viele Informationen wurden in der Vergangenheit noch manuell in Excel-Tabellen gepflegt. Davon sollten wir wegkommen. Eine Softwareumstellung ist deshalb auch eine gute Gelegenheit, aufzuräumen: Ein ERP-System* wird häufig fünf bis zehn Jahre genutzt, in dieser Zeit sammeln sich zwangsläufig Daten an, die irgendwann nicht mehr gebraucht werden. Ich nenne sie einmal „Karteileichen“. Deshalb schauen wir bei einer Umstellung genau hin: Wo liegen die Daten? Sind sie noch aktuell? Welche benötigen wir wirklich? Das ist die Chance, sich von Datenmüll zu trennen und Strukturen neu zu organisieren.

Und vermutlich findet sich dabei einiges, das gar nicht im zentralen System liegt, sondern in eigenen Excel-Listen der Mitarbeitenden?
Ja. Als Berater schaue ich mir beispielsweise gerne die Excel-Listen der Mitarbeiter an. Da stellt man häufig fest, dass Informationen zusätzlich manuell gepflegt werden. Vielleicht führt der Kollege am Schreibtisch daneben sogar eine ähnliche Liste. Dann stellt sich die Frage: Warum führen wir diese Informationen mehrfach und können wir sie nicht zentral im System abbilden?

All das kostet zunächst einmal Geld. Wie erleben Sie die Investitionsbereitschaft angesichts der wirtschaftlichen Unsicherheit?
Wir sehen seit geraumer Zeit eine gewisse Investitionszurückhaltung in vielen Branchen. Das merken wir natürlich auch als IT-Dienstleister. Aber gerade eine ruhigere Phase kann ein guter Zeitpunkt sein, um sich auf das zukünftige Geschäft vorzubereiten. Letztlich gehört es zum Unternehmertum, trotz Unsicherheit zu entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für eine Modernisierung gekommen ist.

Wer heute investiert, muss auch überlegen, welche Technologien morgen wirklich relevant sind. Was wird uns aus Ihrer Sicht in den nächsten Jahren am stärksten beschäftigen?
Aus unserer Sicht eindeutig die KI-gestützte Bearbeitung von Prozessen und Aufgaben. Wir nutzen solche Anwendungen auch selbst und sehen, wie sehr sie uns unterstützen können. Das Thema entwickelt sich enorm schnell. Ich gehe davon aus, dass uns KI in den nächsten zwei bis drei Jahren massiv beschäftigen wird. Viel weiter würde ich im IT-Bereich momentan gar nicht in die Zukunft schauen. Dafür verändert sich zu viel in zu kurzer Zeit.

Bei der Vielzahl neuer KI-Lösungen dürfte es für Unternehmen allerdings schwierig sein, zu entscheiden, was tatsächlich sinnvoll ist. Wie gehen Sie damit um?
Wir werden momentan fast wöchentlich mit neuen Themen konfrontiert. Auch wir als Berater müssen deshalb sortieren: Was davon bringt einem Unternehmen tatsächlich einen Mehrwert und welches Werkzeug passt zum jeweiligen Kunden? Es geht nicht darum, KI einzusetzen, nur weil sie gerade überall diskutiert wird. Die Anwendung muss zum Unternehmen und zu seinen Prozessen passen.

Ein Unternehmen, das diesen Weg gerade geht, ist Paul M. Müller. Was genau steckt hinter diesem Projekt?
Wir unterstützen Paul M. Müller dabei, die bestehenden Prozesse zu überprüfen und sie in einer neuen Softwareumgebung bestmöglich abzubilden. Dazu gehören die Stammdaten genauso wie Finanzbuchhaltung, Verkauf, Einkauf, Produktion, Logistik und Management. Im Grunde machen wir eine Bestandsaufnahme der Unternehmensprozesse und überlegen: Was ist heute vorhanden und wie können wir es künftig besser abbilden?

Welchen Fehler sollten Unternehmen bei einer solchen Modernisierung vermeiden?
Einfach aus alt neu zu machen. Wenn ich eine neue Software einführe und alle alten Daten und Prozesse eins zu eins übernehme, habe ich am Ende zwar eine neue Oberfläche, aber im Grunde noch dieselben Strukturen. Deshalb sollte man die Gelegenheit nutzen und fragen, bestehende Abläufe grundsätzlich zu hinterfragen, statt sie einfach in die neue Systemwelt zu übertragen. In der IT sprechen wir dabei auch von einem Greenfield-Ansatz. Man startet auf der grünen Wiese und übernimmt nur das, was tatsächlich benötigt wird. Wenn ein Unternehmen bereit ist, diesen Weg zu gehen und seine bisherigen Abläufe wirklich zu hinterfragen, macht ein solches Projekt auch Spaß.

*zentrale Software zur Steuerung und Verwaltung eines Unternehmens – etwa in den Bereichen Lager, Verkauf, Finanzen, Einkauf, Personal oder Produktion.

About the person:
Axel Lehnen ist Senior Projektleiter bei Aptean und begleitet Unternehmen bei der Einführung und Modernisierung von Unternehmenssoftware. In seiner Arbeit beschäftigt er sich unter anderem mit der Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie mit der Frage, wie sich neue Technologien sinnvoll in bestehende Abläufe integrieren lassen. Aktuell begleiten er und sein Projekt-Team Paul M. Müller bei der Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central in Verbindung mit der F&B Lösung von Aptean.